המועצה הארצית תמנה וועדה אחראית על ליווי תהליך הוועידה. תפקידיה:

·        הכנת תקנון לאישור המועצה.

·        איתור וגיוס מלווי הוועידה.

·        מינוי וועדת בחירות מרכזית.

·        בחירת נושאי הדיונים והכנת חומרי רקע בנושא.

·        ליווי של כל תהליך הוועידה.

חברים: יו"ר המועצה, יו"ר ההנהלה, חבר הנהלה, מזכ"ל, רמ"ח הדרכה, שני עובדים נוספים בתחום הוועידה.

וועדה מתמדת:
אחראית על פעילות הוועידה בזמן שבין הסמינריון, דרך הוועידות הסניפיות וליווי שותף של הוועידה בתחום ניסוחי החלטות.
הוועדה המתמדת מקבלת הצעות החלטה מהוועדה המכינה / הצירים / הוועדות השונות, מנסחת אותן ומעלה אותן להצבעה.
בסמכות יו"ר הוועדה לכנס אותה.
חבר שלא יהיה נוכח בשתי ישיבות רצופות- יוצא מן הוועדה וייכנס במקומו מחליף. המחליף ייבחר ע"י ההנהלה הארצית או הבא בתור בהצבעת חניכי הסמינריון.
חברים: מזכיר הוועדה, שלושה מטעם ההנהלה הארצית. שניים נוספים ייבחרו ע"י חניכי הסמינריון- מרכז/ת אחת וחבר נוסף מחג"ס.
בפתיחת הוועידה הארצית ייבחרו שני חברים נוספים לוועדה.

 ועדת הבחירות המרכזית:

אחראית על ארגון הבחירות הסניפיות והכנת רשימת הצירים המלאה.
הועדה תכין את רשימת הבוחרים, מספר הצירים האפשריים לכל סניף- חג"ס ובוגרים, הכנת סדרי הבחירות ופיקוח על ביצוען.
כמו כן, תשמש הוועדה כמוסד לערעורים על כל תהליך הבחירות.
ועדת הבחירות המרכזית תהיה אחראית לפרסם את רשימת הצירים עד לתאריך ד´ אדר, 18/2/10.
חברים: יו"ר המועצה, חבר הנהלה, יו"ר הוועדה המתמדת ועובד נוסף בתחום הועידה.

 נשיאות הוועידה:

אחראית על ניהול הדיונים בוועידה.
דיון במליאה לא יוכל להתקיים ללא נוכחות של לפחות שלושה מחברי הנשיאות.
הנשיאות תקבע מועד לכל דיון, זמן לכל דובר וקביעת סדר הדוברים. כמו כן, אחראית הנשיאות על הסדר באולם המליאה ובזכותה להרחיק ציר/ה שמפריע לניהול התקין של הדיונים.

הנשיאות תהיה אחראית לניהולן התקין של ההצבעות השונות, הבאתן להצבעה ורישום מסודר של ההחלטות.
כמו כן, תהיה הנשיאות אחראית לפרסם את רשימת המועמדים למועצה, את סדרי ההצבעה, ניהול ההצבעה ופרסום התוצאות מיד בסיומה של הוועידה.

בנשיאות חברים חמישה חברים: יו"ר, מזכיר ושלושה חברי נשיאות.
שני חברים ייבחרו ע"י המועצה (מזכיר וחבר נוסף) ושלושה נוספים ע"י הצירים.
מועמדים לנשיאות יצטרכו להציג את מועמדותם עד שבועיים לפני פתיחת הועידה.